Повідомлення про конфіденційність
Privacy Notice

1. Хто є володільцем персональних даних

Володілець даних: Weisz Péter, який здійснює валідаційну діяльність ініціативи Silent Paws of War.

Місцезнаходження: Угорщина.
Електронна пошта: privacy@silentpaws.org
Вебсайт: https://silentpaws.org

Окремого уповноваженого із захисту даних не призначено. Якщо діяльність буде передана зареєстрованій юридичній особі, це повідомлення буде оновлено до початку обробки даних новим володільцем.

2. На кого і на що поширюється це повідомлення

Повідомлення застосовується до контактних осіб українських притулків, благодійних і неприбуткових організацій, волонтерських груп, ветеринарних партнерів та інших заявників, які:

• заповнюють форму Silent Paws of War;
• спілкуються з нами під час перевірки або відбору;
• надають посилання, документи, фотографії, відео або рекомендації;
• згадуються у матеріалах або відкритих джерелах, використаних для перевірки.

Форма призначена лише для повнолітніх осіб, які мають право діяти від імені заявника.

3. Які дані ми можемо обробляти

• ім’я, роль, електронна адреса, номер телефону та месенджер;
• назва, реєстраційний статус, реєстраційний номер, місце та територія діяльності організації;
• інформація про діяльність, спроможність, кількість тварин, партнерів, потреби, допомогу та бюджет;
• посилання, публічні сторінки, звіти, рахунки, ветеринарні документи, підтвердження повноважень та рекомендації;
• добровільно надані фотографії, відео, аудіо, історії тварин та інші матеріали;
• інформація з відкритих джерел та технічні дані Google Forms.

Не надсилайте банківські реквізити, копії паспортів, точні координати небезпечних місць, військову інформацію або спеціальні категорії персональних даних, якщо ми окремо не запросили їх через захищений канал.

4. Цілі та правові підстави обробки

Оцінювання заявок і комунікація

Отримання, аналіз та уточнення заявок, зв’язок із заявниками й планування можливої співпраці. Правова підстава: законний інтерес, стаття 6(1)(f) GDPR.

Перевірка та запобігання зловживанням

Перевірка реєстрації, повноважень, діяльності, потреб, публічних джерел та прозорого використання допомоги. Правова підстава: законний інтерес, стаття 6(1)(f) GDPR.

Підготовка та виконання співпраці

Погодження підтримки, звітності, доставки, прямої оплати послуг та документування результатів. Правова підстава: законний інтерес та, де застосовно, стаття 6(1)(b) GDPR.

Юридичні обов’язки

Бухгалтерський облік, оподаткування, санкційна перевірка, боротьба з шахрайством та вимоги органів влади. Правова підстава: стаття 6(1)(c) GDPR.

Публічне використання матеріалів

Ідентифіковані матеріали не публікуються лише на підставі заявки. Для збору коштів, соціальних мереж, вебсайту або публічної звітності буде отримано окрему згоду чи укладено окрему угоду.

5. Наші законні інтереси

Створення прозорої та доказової програми допомоги тваринам, оцінювання терміновості й спроможності партнерів, забезпечення цільового використання майбутньої допомоги, запобігання шахрайству та безпечна професійна комунікація.

6. Чи обов’язково надавати дані

Надання даних не є законодавчо обов’язковим. Обов’язкові поля потрібні для змістовної оцінки заявки. Без них ми можемо не мати можливості розглянути заявку або перевірити заявника.

7. Джерела даних

Дані переважно надходять від заявника. Для перевірки ми також можемо використовувати офіційні реєстри, вебсайти, соціальні мережі, публікації, відкриті кампанії та інформацію від партнерів або рекомендодавців.

8. Хто може отримувати дані

• володілець даних та уповноважені члени команди, волонтери, консультанти або перекладачі;
• Google та його субпроцесори як постачальники Google Forms, Drive і Sheets;
• професійні радники, аудитори, банки, платіжні, логістичні або ветеринарні партнери;
• державні органи, суди або правоохоронні органи, якщо цього вимагає закон.

Індивідуальні заявки не публікуються автоматично. Узагальнені або анонімізовані дані можуть використовуватися для опису потреб і розвитку програми.

9. Google Forms та міжнародні передачі даних

Відповіді збираються через Google Forms і можуть зберігатися в Google Drive та Google Sheets. Google та його субпроцесори можуть обробляти дані за межами ЄЕЗ із використанням застосовних механізмів передачі, включно з рішеннями про належний рівень захисту, EU–US Data Privacy Framework та стандартними договірними положеннями.

Політика конфіденційності Google
Умови обробки даних Google
Механізми міжнародної передачі Google

10. Строки зберігання

• невідібрані заявки та матеріали: до 12 місяців;
• дані відібраних партнерів: протягом співпраці та до 5 років після неї;
• обов’язкові бухгалтерські, податкові та платіжні документи: протягом встановленого законом строку;
• матеріали за окремою згодою або угодою: протягом погодженого строку;
• дані для спору чи правової вимоги: до завершення справи та строку позовної давності.

11. Безпека

Ми застосовуємо пропорційні заходи, включно з обмеженням доступу, двофакторною автентифікацією, контролем доступу до форм і таблиць та перевіркою дозволів на публікацію. Жодна система не є абсолютно безпечною.

12. Ваші права

Залежно від обставин ви можете вимагати доступу, виправлення, видалення, обмеження, перенесення даних, заперечити проти обробки на підставі законного інтересу, відкликати згоду та подати скаргу.

Запити: privacy@silentpaws.org. Ми відповідаємо без невиправданої затримки та, як правило, протягом одного місяця.

Наглядовий орган:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11., Hungary
Email: ugyfelszolgalat@naih.hu · www.naih.hu

13. Автоматизовані рішення та оновлення

Ми не приймаємо рішень, що мають юридичні або подібно значні наслідки, виключно автоматизованим способом. Актуальна версія цього повідомлення публікується на https://silentpaws.org/privacy.

1. Data controller

Controller: Weisz Péter, operating the Silent Paws of War validation initiative.

Location: Hungary.
Privacy contact: privacy@silentpaws.org
Website: https://silentpaws.org

No separate data protection officer has been appointed. If activities are transferred to a registered legal entity, this notice will be updated before the new controller begins processing personal data.

2. Scope

This notice applies to contact persons representing Ukrainian shelters, charities, non-profit organisations, volunteer groups, veterinary partners and other applicants who:

• complete a Silent Paws of War application form;
• communicate with us during assessment or verification;
• provide links, documents, photographs, videos or references;
• are mentioned in submitted material or public sources used for verification.

The form is intended only for adults authorised to act for the applicant.

3. Personal data we may process

• name, role, email address, telephone number and messenger contact;
• organisation name, registration status and number, operating location and service area;
• activities, capacity, animal numbers, partners, needs, requested assistance and budget;
• links, public pages, reports, invoices, veterinary records, proof of authority and references;
• voluntarily submitted photos, video, audio, animal stories and other content;
• public-source verification information and technical data generated through Google Forms.

Do not submit bank-account details, passport copies, exact coordinates of unsafe locations, military information or special-category personal data unless separately requested through a secure channel.

4. Purposes and lawful bases

Application assessment and communication

Receiving, analysing and clarifying applications, contacting applicants and planning potential cooperation. Lawful basis: legitimate interests under Article 6(1)(f) GDPR.

Verification and misuse prevention

Checking registration, authority, activities, needs, public sources and transparent use of support. Lawful basis: legitimate interests under Article 6(1)(f) GDPR.

Preparing and operating cooperation

Agreeing support, reporting, delivery, direct payment of services and documenting results. Lawful basis: legitimate interests and, where applicable, Article 6(1)(b) GDPR.

Legal obligations

Accounting, taxation, sanctions screening, fraud prevention and authority requests. Lawful basis: Article 6(1)(c) GDPR.

Public use of identifiable material

Identifiable material is not published merely because an application was submitted. Fundraising, social-media, website or public-reporting use requires separate consent or a separate content-use agreement.

5. Legitimate interests pursued

Building a transparent evidence-based animal-support programme, assessing urgency and partner capacity, protecting the intended use of future support, preventing fraud and maintaining safe professional communication.

6. Is providing data mandatory?

Providing data is not a statutory requirement. Required fields are necessary for a meaningful assessment. Without them, we may be unable to assess the application or verify the applicant.

7. Sources of data

We primarily obtain data from the applicant. For verification, we may also use official registers, websites, social-media pages, publications, public campaigns and information from partners or referees.

8. Recipients

• the controller and authorised team members, volunteers, advisers or interpreters;
• Google and its subprocessors as providers of Forms, Drive and Sheets;
• professional advisers, auditors, banks, payment, logistics or veterinary partners;
• public authorities, courts or law enforcement where disclosure is legally required.

Individual applications are not automatically published. Aggregated or anonymised data may be used to describe needs and programme development.

9. Google Forms and international transfers

Responses are collected through Google Forms and may be stored in Google Drive and Google Sheets. Google and its subprocessors may process data outside the EEA using applicable transfer mechanisms, including adequacy decisions, the EU–US Data Privacy Framework and Standard Contractual Clauses.

Google Privacy Policy
Google Cloud Data Processing Addendum
Google data-transfer frameworks

10. Retention periods

• applications not selected and related material: up to 12 months;
• selected partner data: during cooperation and up to five years afterwards;
• mandatory accounting, tax and payment records: for the legally required period;
• material used under separate consent or agreement: for the agreed period;
• data needed for disputes or legal claims: until final conclusion and expiry of limitation periods.

11. Security

We use proportionate measures including need-to-know access, two-factor authentication, access controls for forms and spreadsheets, confidentiality obligations and publication-permission checks. No system is completely secure.

12. Your rights

Depending on the circumstances, you may request access, correction, erasure, restriction or portability, object to legitimate-interest processing, withdraw consent and lodge a complaint.

Send requests to privacy@silentpaws.org. We respond without undue delay and normally within one month.

Supervisory authority:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11., Hungary
Email: ugyfelszolgalat@naih.hu · www.naih.hu

13. Automated decisions and updates

We do not make decisions producing legal or similarly significant effects solely by automated means. The current version of this notice is published at https://silentpaws.org/privacy.